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電子帳簿保存の要件が一部緩和されました。

 

中小企業の場合、紙で帳簿書類等を保存している会社が多いため、あまりなじみが少ないと思いますが、一定の手続きを行うことにより、以前から、データでの帳簿保存が認められていました。(税務署長の承認やタイムスタンプなどの要件あり)

 

 

今回、その一部要件が緩和されました。平成27年9月30日以後の承認申請分より、スキャナ保存の場合の3万円基準が撤廃(以前は、3万円以上の領収書等の場合、スキャナ保存は認められいなかった。)

 

 

大企業の場合には、帳簿書類などの量が膨大なため、電子帳簿保存を行うことで保管代などのコスト削減メリットがありますが、中小企業の場合には、大企業ほどメリットがありません。なので、中小企業で、電子帳簿保存を行っているところはまだまだ少ないと思います。

 

 

しかし、最近、クラウド会計ソフトなどで、カメラアプリで領収書を読み取り自動仕分けを行うような機能がでてきております。(精度的にはまだまだ微妙ですが。)

 

 

もう少し読み取りの技術やスキャナの精度がUPすれば、近い将来、領収書や請求書をスキャナに通すだけで帳簿を作成できるようになる日が来ると思います。そうなれば、電子帳簿保存が当たり前になってくるのだろうと思います。

 

 

帳簿書類の保存方法

 

(1)  原則的な保存方法
帳簿書類の保存方法は、紙による保存が原則となります。
したがって、電子計算機で作成した帳簿書類についても、原則として電子計算機からアウトプットした紙により保存する必要があります。

(2)  6年目及び7年目のマイクロフィルムによる保存方法(注)
帳簿書類の保存は、紙による保存が原則ですが、保存期間の最後の2年間に当たる6年目及び7年目の帳簿書類(一定の書類については最後の4年間)は、一定の要件を満たすマイクロフィルムにより保存することができます。
なお、マイクロフィルムによる保存を行う場合には、一定の基準を満たすマイクロフィルムリーダ又はマイクロフィルムリーダプリンタを設置する必要があります。(注) 平成23年12月の税制改正により青色欠損金額の繰越控除制度の規定の適用を受ける場合の帳簿書類の保存期間が9年間に延長されたことに伴い、8年目と9年目においてもマイクロフィルムによる保存を行うことができます。

(3)  電磁的記録による保存方法
自己が電磁的記録により最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する帳簿書類で一定の要件を満たすものは、紙による保存によらず、サーバ・DVD・CD等に記録した電磁的記録(電子データ)のままで保存することができます。
なお、電磁的記録による保存を行う場合には、あらかじめ所轄税務署長に対して申請書を提出し、承認を受けることが必要です。また、この申請書は、備付けを開始する日の3月前の日までに提出する必要があります。

(4)  一定の書類のスキャナ読取りの電磁的記録の保存方法
保存すべき書類のうち、次の書類以外の一定の書類については、紙による保存によらず、スキャナ読取りの電磁的記録による保存を行うことができます。

イ  棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに計算、整理又は決算に関して作成されたその他の書類

ロ  取引の相手方から受け取った契約書、領収書等及び自己の作成したこれらの写し(記載された金額が3万円未満のものを除きます。ただし、平成27年9月30日以後に行う承認申請については、金額基準が廃止されています。)

なお、スキャナ読取りの電磁的記録による保存を行う場合には、あらかじめ所轄税務署長に対して申請書を提出し、承認を受けることが必要です。
また、この申請書は、スキャナ読取りの電磁的記録による保存を行おうとする日の3月前の日までに提出する必要があります。

(注) 帳簿については、スキャナ読取りの電磁的記録による保存を行うことはできません。

(5)  電子計算機出力マイクロフィルム(COM)による保存
自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する帳簿書類については、一定の要件の下で、紙による保存によらず、その電磁的記録の電子計算機出力マイクロフィルム(COM)により保存することができます。
なお、電子計算機出力マイクロフィルム(COM)による保存を行う場合には、あらかじめ所轄税務署長に対して申請書を提出して承認を受けることが必要です。また、この申請書は、電子計算機出力マイクロフィルム(COM)による保存を行おうとする日の3月前の日までに提出する必要があります。

 


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