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個人事業主)会計帳簿や会計書類の保存期間|領収書・請求書は何年保存が必要?

個人事業主)会計帳簿や会計書類の保存期間|領収書・請求書は何年保存が必要?

 

今回は、会計帳簿と会計書類の保存期間について書いてみたいと思います。個人事業主の場合、所得税法に定めがあります。さらに、消費税法でも、帳簿等の保存要件があります。今回は、所得税と消費税のそれぞれの法律ごとに会計帳簿と会計書類の保存期間を調べました。個人事業主の場合です。

 

法人の場合は、こちらをご確認下さい。

 



所得税

 

所得税の場合、青色申告者と白色申告者ともに帳簿書類等の保存義務があり、保存期間は異なります。条文をもとに確認していきます。

 

●青色申告者の場合

青色申告者の場合、下記条文を要約すると次のように記載されています。

 

①仕訳帳、総勘定元帳、その他の帳簿(固定資産台帳など)・・・7年

②棚卸表、貸借対照表、損益計算書・・・7年

③注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類(相手方から受け取ったものと自ら作成したもの)・・・5年 

 

ただし、③のうち現金預金取引等関係書類(領収証、小切手控、預金通帳、借用証など)については、7年※

 

※前々年分不動産所得と事業所得の合計が300万円以下(小規模事業者)の場合、5年

 

(帳簿書類の整理保存)
第六十三条 第六十条第一項(決算)に規定する青色申告者は、次に掲げる帳簿及び書類を整理し、起算日から七年間(第三号に掲げる書類のうち、現金預金取引等関係書類に該当する書類以外のものにあつては、五年間)、これをその者の住所地若しくは居所地又はその営む事業に係る事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地に保存しなければならない。
一 第五十八条(取引に関する帳簿及び記載事項)に規定する帳簿並びに当該青色申告者の資産、負債及び資本に影響を及ぼす一切の取引に関して作成されたその他の帳簿
二 棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに計算、整理又は決算に関して作成されたその他の書類
三 取引に関して相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し

 

2 前項の青色申告者で、その年三月十五日における前々年分の不動産所得の金額及び事業所得の金額の合計額(令第百九十五条第一号(小規模事業者の要件)に規定する合計額をいい・・)が同号に規定する金額以下であるものは、前項の規定にかかわらず、その年において作成し、又は受領した同項第三号に掲げる書類については、起算日から五年間を超えて保存することを要しない。

 

(取引に関する帳簿及び記載事項)
第五十八条 青色申告者は、すべての取引を借方及び貸方に仕訳する帳簿(次条において「仕訳帳」という。)、すべての取引を勘定科目の種類別に分類して整理計算する帳簿(次条において「総勘定元帳」という。)その他必要な帳簿を備え、財務大臣の定める取引に関する事項を記載しなければならない。
2 財務大臣は、前項の定めをしたときは、これを告示する。

 

 

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酒居

仕訳帳も、保存義務がある!

 

 

帳簿書類の保存に不備があると・・・

帳簿書類の保存の不備は、青色申告の承認の取消し事由の一つとなっている。

(青色申告の承認の取消し)
第百五十条 第百四十三条(青色申告)の承認を受けた居住者につき次の各号のいずれかに該当する事実がある場合には、納税地の所轄税務署長は、当該各号に掲げる年までさかのぼつて、その承認を取り消すことができる。この場合において、その取消しがあつたときは、その居住者の当該年分以後の各年分の所得税につき提出したその承認に係る青色申告書は、青色申告書以外の申告書とみなす。

 

一 その年における第百四十三条に規定する業務に係る帳簿書類の備付け、記録又は保存が第百四十八条第一項(青色申告者の帳簿書類)に規定する財務省令で定めるところに従つて行なわれていないこと。 その年

 

 

●白色申告者の場合

白色申告者の場合、下記条文を要約すると次のように記載されています。

 

①総収入金額及び必要経費に関する事項記載した帳簿※・・・7年

②業務に関して作成したその他の帳簿・・・5年

③決算に関して作成した棚卸表その他の書類・・・5年

④請求書、納品書、送り状、領収書その他これらに類する書類・・・5年

 

※白色申告の場合、複式簿記を前提としていないことから、総勘定元帳や仕訳帳ではない。

 

(事業所得等を有する者の帳簿書類の備付け等)
第二百三十二条 その年において不動産所得、事業所得若しくは山林所得を生ずべき業務を行う居住者又は第百六十四条第一項各号(・・)に定める国内源泉所得に係るこれらの業務を行う非居住者(・・)は、財務省令で定めるところにより、帳簿を備え付けてこれにこれらの所得を生ずべき業務に係るその年の取引(・・)のうち総収入金額及び必要経費に関する事項を財務省令で定める簡易な方法により記録し、かつ、当該帳簿(その年においてこれらの業務に関して作成したその他の帳簿及びこれらの業務に関して作成し、又は受領した財務省令で定める書類を含む。次項において同じ。)を保存しなければならない。

 

 

(事業所得等に係る取引に関する帳簿の記録の方法及び帳簿書類の保存)
第百二条 法第二百三十二条第一項(事業所得等を有する者の帳簿書類の備付け等)に規定する居住者又は非居住者(第四項において「居住者等」という。)は、帳簿を備え、その適用を受ける年分の不動産所得の金額、事業所得の金額及び山林所得の金額が正確に計算できるように、これらの所得を生ずべき業務に係るその年の取引でこれらの所得に係る総収入金額及び必要経費に関する事項を、次項に規定する記録の方法に従い、整然と、かつ、明瞭に記録しなければならない。
2 法第二百三十二条第一項に規定する財務省令で定める簡易な方法は、財務大臣の定める記録の方法とする。
3 法第二百三十二条第一項に規定する財務省令で定める書類は、次に掲げる書類とする。
一 その年の決算に関して作成した棚卸表その他の書類
二 その年において法第二百三十二条第一項に規定する業務に関して作成し、又は受領した請求書、納品書、送り状、領収書その他これらに類する書類(自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものは、当該写しを含む。)
 居住者等は、第一項の帳簿(その年において法第二百三十二条第一項に規定する業務に関して作成したその他の帳簿及び前項各号に掲げる書類を含む。次項において「帳簿等」という。)を、第六十三条第四項(青色申告者の帳簿書類の整理保存)に規定する起算日から七年間(その他の帳簿及び前項各号に掲げる書類にあつては、五年間)、その者の住所地若しくは居所地又はその営む事業に係る事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地に保存しなければならない。この場合において、前項各号に掲げる書類は、これを整理して保存しなければならないものとする。

 

 



消費税

 

消費税の場合は少し複雑で、仕入税額控除の規定の適用を受けるためには、帳簿及び請求書等の保存が要件とされおり、売上に係る対価の返還等の規定の適用を受けるためには、帳簿の保存が要件とされています。また、消費税の課税事業者は、帳簿の備付けが義務付けられています。それでは、それぞれ確認していきます。

 

 

●仕入税額控除の規定では

消費税の仕入税額控除の計算方法には、原則課税と簡易課税の2種類の方法があります。原則課税の場合、帳簿・請求書の保存が仕入税額控除の要件とされています。

 

 

仕入税額控除の要件

 

仕入税額控除の要件は、消費税法第30条で定められています。帳簿・請求書の保存がない場合は、仕入税額控除を適用しないと記載されています。

 

例えば、税務調査があり、110万円の請求書がない場合、10万円追徴課税(消費税率が10%の場合)される可能性がでてきます。

 

(仕入れに係る消費税額の控除)

第三十条 事業者(・・)が、国内において行う課税仕入れ・・・については、・・・課税標準額に対する消費税額(・・)から、当該課税期間中に国内において行つた課税仕入れに係る消費税額・・・につき課された又は課されるべき消費税額(・・)の合計額を控除する。


7 第一項の規定は、事業者が当該課税期間の課税仕入れ等の税額の控除に係る帳簿及び請求書等(同項に規定する課税仕入れに係る支払対価の額の合計額が少額である場合・・・その他の政令で定める場合における当該課税仕入れ等の税額については、帳簿)を保存しない場合には、当該保存がない課税仕入れ・・・の税額については、適用しない。ただし、災害その他やむを得ない事情により、当該保存をすることができなかつたことを当該事業者において証明した場合は、この限りでない。

 

 

帳簿の要件は、次の通りです。

8 前項に規定する帳簿とは、次に掲げる帳簿をいう。

一 課税仕入れ等の税額が課税仕入れに係るものである場合には、次に掲げる事項が記載されているもの

イ 課税仕入れの相手方の氏名又は名称

ロ 課税仕入れを行つた年月日

ハ 課税仕入れに係る資産又は役務の内容

ニ 第一項に規定する課税仕入れに係る支払対価の額

 

 

請求書の要件も定められており、納品書、仕入明細書、仕入計算書でも、要件を満たしていればOKです。

9 第七項に規定する請求書等とは、次に掲げる書類をいう。

一 事業者に対し課税資産の譲渡等(・・)を行う他の事業者(・・)が、当該課税資産の譲渡等につき当該事業者に交付する請求書、納品書その他これらに類する書類で次に掲げる事項(・・)が記載されているもの


二 事業者がその行つた課税仕入れにつき作成する仕入明細書、仕入計算書その他これらに類する書類で次に掲げる事項が記載されているもの(当該書類に記載されている事項につき、当該課税仕入れの相手方の確認を受けたものに限る。)


 

 

 

3万円未満の場合には、帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められます。

 

消費税法第30条第7項のかっこ書き

同項に規定する課税仕入れに係る支払対価の額の合計額が少額である場合・・・その他の政令で定める場合における当該課税仕入れ等の税額については、帳簿

 

 

政令では

(課税仕入れ等の税額の控除に係る帳簿等の記載事項等)

第四十九条 法第三十条第七項に規定する政令で定める場合は、次に掲げる場合とする。

一 法第三十条第一項に規定する課税仕入れに係る支払対価の額の合計額が三万円未満である場合

二 法第三十条第一項に規定する課税仕入れに係る支払対価の額の合計額が三万円以上である場合において、同条第七項に規定する請求書等の交付を受けなかつたことにつきやむを得ない理由があるとき(同項に規定する帳簿に当該やむを得ない理由及び当該課税仕入れの相手方の住所又は所在地(国税庁長官が指定する者に係るものを除く。)を記載している場合に限る。)。


 

 

 

帳簿・請求書の保存期間

 

所得税法施行令第50条で帳簿・請求書の保存期間が定められています。

 

基本は7年間保存しなければなりませんが、ただし書きがあります。

(課税仕入れ等の税額の控除に係る帳簿等の保存期間等)

第五十条 法第三十条第一項の規定の適用を受けようとする事業者は、同条第七項に規定する帳簿及び請求書等を整理し、当該帳簿についてはその閉鎖の日の属する課税期間の末日の翌日、当該請求書等についてはその受領した日の属する課税期間の末日の翌日から二月(清算中の法人について残余財産が確定した場合には一月とする。次項及び第三項において同じ。)を経過した日から七年間、これを納税地又はその取引に係る事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地(次項において「納税地等」という。)に保存しなければならない。ただし、財務省令で定める場合に該当する同条第七項に規定する帳簿又は請求書等については、同日から五年間を超えて保存することを要しない。

 

 

ただし書きでは、6年目・7年目は、帳簿又は請求書のいずれかの保存で良いと記載されています。下記で説明する帳簿の備付け等の規定では、消費税の課税事業者は、帳簿を7年間保存しなければならないとされていることから、通常は、帳簿は7年間、請求書は5年間保存する場合が多いと思います。

(帳簿等の保存期間の特例)

第十五条の三 令第五十条第一項ただし書に規定する財務省令で定める場合は、法第三十条第七項に規定する帳簿(以下この条において「帳簿」という。)にあつては当該帳簿に記載された事項に係る同項に規定する請求書等(以下この条において「請求書等」という。)を令第五十条第一項本文の規定に基づいて保存する場合とし、請求書等にあつては当該請求書等に記載された事項に係る帳簿を同項本文の規定に基づいて保存する場合とする。

 

 

(帳簿及び請求書等の保存期間)

11-6-7 法第30条第1項《仕入れに係る消費税額の控除》の規定の適用を受けようとする事業者は、令第50条第1項ただし書《課税仕入れ等の税額の控除に係る帳簿等の保存期間等》、規則第15条の3《帳簿等の保存期間の特例》の規定により、帳簿及び請求書等の保存期間のうち6年目及び7年目は、法第30条第7項《仕入れに係る消費税額の控除に係る帳簿及び請求書等の保存》に規定する帳簿又は請求書等のいずれかを保存すればよいのであるから留意する。

 

 

 

 

●売上に係る対価の返還等の規定では

売上に係る対価の返還等の金額に係る消費税額を控除するためには、帳簿を保存しなければならないと記載されています。

(売上げに係る対価の返還等をした場合の消費税額の控除)
第三十八条 事業者(第九条第一項本文の規定により消費税を納める義務が免除される事業者を除く。)が、国内において行つた課税資産の譲渡等(・・)につき、返品を受け、又は値引き若しくは割戻しをしたことにより、当該課税資産の譲渡等の対価の額(・・)と当該対価の額に百分の十を乗じて算出した金額との合計額(・・)の全部若しくは一部の返還又は当該課税資産の譲渡等の税込価額に係る売掛金その他の債権の額の全部若しくは一部の減額(・・)をした場合には、当該売上げに係る対価の返還等をした日の属する課税期間の課税標準額に対する消費税額から当該課税期間において行つた売上げに係る対価の返還等の金額に係る消費税額(・・)の合計額を控除する。

 

2 前項の規定は、事業者が当該売上げに係る対価の返還等をした金額の明細を記録した帳簿を保存しない場合には、当該保存のない売上げに係る対価の返還等に係る消費税額については、適用しない。ただし、災害その他やむを得ない事情により当該保存をすることができなかつたことを当該事業者において証明した場合は、この限りでない。

 

 

帳簿は、7年間保存しなければならないと記載されています。

(売上げに係る対価の返還等に係る帳簿の記載事項等)
第五十八条 法第三十八条第一項の規定の適用を受けようとする事業者は、次に掲げる事項(売上げに係る対価の返還等(同項に規定する売上げに係る対価の返還等をいう。以下この項において同じ。)が第四十九条第四項各号に掲げる事業に係るものである場合には、第二号から第四号までに掲げる事項)を帳簿に整然と、かつ、明瞭に記録しなければならない。
一 売上げに係る対価の返還等を受けた者の氏名又は名称
二 売上げに係る対価の返還等を行つた年月日
三 売上げに係る対価の返還等の内容
四 売上げに係る対価の返還等をした金額

 

2 前項に規定する事業者は、同項の規定により記録した帳簿を整理し、これをその閉鎖の日の属する課税期間の末日の翌日から二月(清算中の法人について残余財産が確定した場合には一月とする。次項において同じ。)を経過した日から七年間、当該事業者の納税地又はその取引に係る事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地に保存しなければならない。

 

 

 

 

●帳簿の備付け等の規定では

消費税の課税事業者は、帳簿を保存しなければならないと記載されています。

(帳簿の備付け等)
第五十八条 事業者(第九条第一項本文の規定により消費税を納める義務が免除される事業者を除く。)又は特例輸入者は、政令で定めるところにより、帳簿を備え付けてこれにその行つた資産の譲渡等又は課税仕入れ若しくは課税貨物(・・)の保税地域からの引取りに関する事項を記録し、かつ、当該帳簿を保存しなければならない。

 

 

帳簿は、7年間保存しなければならないと記載されています。

(帳簿の備付け等)
第七十一条 事業者(法第九条第一項本文の規定により消費税を納める義務が免除される事業者を除く。)は、帳簿を備え付けてこれにその行つた資産の譲渡等又は課税仕入れ若しくは課税貨物(・・)の保税地域からの引取りに関する財務省令で定める事項を整然と、かつ、明瞭に記録しなければならない。

 

2 前項に規定する事業者は、同項の規定により記録した帳簿を整理し、これをその帳簿の閉鎖の日の属する課税期間の末日の翌日から二月(清算中の法人について残余財産が確定した場合には一月とする。第五項において同じ。)を経過した日から七年間、当該事業者の納税地又はその事業に係る事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地に保存しなければならない。

 

 

 

●消費税での取扱いをまとめると

消費税の免税事業者は、そもそも消費税が課税されないわけですから、消費税法では帳簿の保存義務はかされていません。(ただし、所得税では必要とされている。)

対象者 保存期間
仕入税額控除 消費税の課税事業者(原則課税) 帳簿・請求書7年 ※
売上に係る対価の返還等 消費税の課税事業者(原則課税・簡易課税) 帳簿7年
帳簿の備付け等 消費税の課税事業者(原則課税・簡易課税) 帳簿7年

※5、6年目については、帳簿・請求書のいずれかの保存で良い。

 

 

 

 

所得税法と消費税法の取扱いをまとめると

個人事業主の場合、帳簿・請求書・領収書の保存期間は次のようになる。

 

帳簿・・・7年

請求書・・・5年

領収書・・・7年(白色申告・小規模事業者の場合 5年)

 

 

 

当事務所紹介
■酒居会計事務所
■営業時間:9時〜18時(土・日休み)
■住所:千葉県船橋市西船4-29-13-501
■電話:047-767-5591
■最寄駅:西船橋駅徒歩2分
■営業地域:船橋市・市川市、浦安市その他県外遠方でも可能

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